Mit dem iPhone die Buchhaltungszeit um 50% reduzieren
Ich war schon ein Kunde von e-conomic bevor ich hier angefangen habe zu arbeiten. Damals habe ich mir verschiedenen Buchhaltungsprogramme angeschaut um herauszufinden, was für mich am besten funktioniert.
Wie vermutlich einige von euch, bin ich eher der Typ, der die Buchhaltung und Steuererklärung auf die lange Bank schiebt. Am Ende des Jahre sitze ich dann meist tagelang da und versuche Licht ins Dunkel zu bringen.
Das größte Problem für mich ist die endlose Zettelwirtschaft. Eigentlich mag ich es gerne ordentlich und würde Belege gerne elektronisch aufbewahren. Das hat den Vorteil, dass man sie auch noch Jahre später problemlos findet, ohne Ordnerberge durchwühlen zu müssen. Außerdem hat dann der Steuerberater nicht immer die Originale, wenn ich sie gerade brauche; z.B. den Beleg für meinen Computer wenn ich ihn zur Reparatur bringen will. Desweiteren wäre es oft praktisch, der Steuerberater bzw. Buchhalter könnte die Belege, die ich gerne absetzen möchte, bevor ich sie buche, einsehen; z.B. um mir zu sagen wie ich sie buchen soll oder ob ich diese Kosten überhaupt absetzen kann.
Bei meiner Evaluierung von Buchhaltungsprogrammen war mir also besonders wichtig, eine Software zu finden, die, neben der Erstellung von Rechnungen, ordentlich digitale Belege verwaltet und online basiert ist, damit auch mein Steuerberater (wohnt nicht gerade um die Ecke) online darauf Zugriff hat. Aber der ausschlaggebende Faktor, warum ich damals Kunde bei e-conomic geworden bin war, dass ich meine Belege seitdem per iPhone direkt an das Programm senden kann. Das spart mir 50% meiner Buchhaltungszeit.
Viel Zeit sparen und Belege direkt mit dem iPhone an das Buchhaltungsprogramm senden
Die Sache ist eigentlich recht einfach. Wenn ich z.B. von einem Restaurantbesuch komme, benutze ich einfach eine App wie DocScanner, mache ein Foto von dem Beleg und sende es an meine persönliche e-conomic Systememailaddresse. Diese findet man unter Buchhaltung/Scannen/Überweisungsbelege .So kann man alle Belege, die im Laufe eines Monats so anfallen, bequem und immer sofort an das Buchhaltungsprogramm senden und die Zettel danach einfach nur noch in einem Karton sammeln.
Von Zeit zu Zeit kann man sich dann bei e-conomic einloggen und die unverarbeiteten Belege buchen. Dabei sieht man immer direkt den eingescannten Beleg im selben Fenster, was das Buchen sehr einfach macht.
Wer noch mehr Zeit sparen will, kann auch einfach seinem Buchhalter Zugang zum Programm geben und ihn bitten, alle Belege ordnungsgemäß zu verbuchen. Das ist dann wirklich kinderleicht und auch für völlige Buchhaltungsamateure kein Problem.
Vorteile der Elektronischen Belegverwaltung
Seitdem ich diese Methode verwende habe ich immer einen tagesaktuellen Überblick über meine Kosten, verlege oder verliere keine Belege mehr und wenn es mal zeitlich eng wird, frage ich einfach meinen Buchhalter, der sich dann um alles kümmert. Und wie durch ein Wunder war ich dieses Jahr zum 31.12. mit meiner Buchhaltung für das ganze Jahr fertig – das ist mir noch nie gelungen! Die Zeitersparnis ist enorm und der angenehme Nebeneffekt, den so ein Programm mit sich bringt, ist auch, dass es einem dabei hilft die eigenen Arbeitsprozesse zu verbessern – für mich war es ein Volltreffer.
Posted by Chris
